Vermetten Accountancy | Het verschil - Er valt met de fiscus te praten over de bewaarplicht!

Tip van de week

Actueel nieuws

Business Gasten

Terugblik Business Gasten

Vermetten actueel

Archief


Er valt met de fiscus te praten over de bewaarplicht!

vrijdag 14 oktober 2011 14:34

Iedere administratieplichtige (zoals een ondernemer, bv, resultaatgenieter en inhoudingsplichtige werkgever) is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Het gaat hier om boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal belangrijk kunnen zijn. De Belastingdienst hanteert – afhankelijk van de afspraken en situaties – soms kortere of langere bewaartermijnen.

Hoe lang u de administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst hecht aan de verschillende onderdelen van de administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Denk aan de grootboek-, voorraad-, crediteuren-, debiteuren-, inkoop-, verkoop- en loonadminstratie. Vergeet daarbij niet de kassabonnen en -rollen! Maar ook andere specifieke gegevens, bijvoorbeeld de notulen van de bestuursvergadering, moet u zeven jaar bewaren. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Wanneer u besluit om digitale bestanden in een andere vorm te gaan bewaren, dan stelt de Belastingdienst hieraan bijzondere eisen.

Afspraken met de belastinginspecteur
U kunt met de inspecteur afspraken maken over welke basisgegevens u nu precies moet bewaren en tot op welk detailniveau dat dan moet. Daarnaast kunt u afspraken maken over hoe lang en tot op welk detailniveau u de overige gegevens moet bewaren. Ook de vorm, op papier of elektronisch, kan een onderdeel zijn van de afspraken. Met name in de volgende situaties is het maken van afspraken belangrijk:

bij een faillissement;
bij het staken van een onderneming;
na een belastingcontrole.

De afspraken kunnen van geval tot geval verschillend zijn. Dit zal onder meer afhangen van de aard en de omvang van de bedrijfsactiviteiten.

Let op!
Deze bewaartermijnen gelden uitsluitend bij de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen, zoals het UWV, kunt u dus te maken krijgen met afwijkende bewaartermijnen.

Terug naar overzicht

Aangesloten bij