Peppol: wat als uw Belgische klant of leverancier nog niet klaar is?

Sinds 1 januari 2026 zijn btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om elektronische facturen te kunnen verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk. In de praktijk blijkt echter dat nog niet iedere onderneming hier al klaar voor is. Wat betekent dat voor u als uw Belgische klant of leverancier nog niet op Peppol is aangesloten? En loopt u zelf risico op een boete?

 

Met Peppol kunt u eenvoudig, snel, veilig en betrouwbaar (elektronische) facturen versturen en ontvangen. Overheden en organisaties wereldwijd kunnen met Peppol veilig elektronische berichten uitwisselen. De Rijksoverheid en veel andere overheden en organisaties gebruiken het al. 

Sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor de meeste facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België zijn gevestigd. Het alleen aanhouden van een btw-nummer in België valt niet onder het toepassingsgebied van de verplichting.

 

Wat als uw klant nog niet is aangesloten op Peppol?

Is uw Belgische klant nog niet in staat om Peppol-facturen te ontvangen? Dan mag u uw factuur tijdelijk op een andere manier versturen, bijvoorbeeld per e-mail. U voldoet daarmee aan uw eigen factureringsverplichting. De factuur blijft rechtsgeldig, ook al wordt deze niet via Peppol verzonden.

De verantwoordelijkheid ligt in dit geval bij uw klant. Belgische btw-plichtige ondernemingen zijn namelijk verplicht om Peppol-facturen te kunnen ontvangen. Wanneer zij hier technisch niet toe in staat zijn, kunnen zij hiervoor een sanctie krijgen.

Praktisch advies

Het is verstandig om vast te leggen dat u uw klant hebt geïnformeerd over de Peppol-verplichting. Bijvoorbeeld door op uw factuur een korte tekst op te nemen waarin u de ontvanger wijst op de wettelijke verplichting en de mogelijke gevolgen wanneer niet aan de regels wordt voldaan.

 

Wat als uw leverancier nog geen Peppol-facturen verstuurt?

Ook het omgekeerde kan voorkomen: een Belgische leverancier stuurt zijn factuur nog niet via Peppol. In principe mag u zo'n factuur weigeren. In de praktijk is dat echter niet altijd wenselijk, zeker niet wanneer de levering belangrijk is voor uw bedrijfsvoering.

De leverancier loopt in dat geval zelf het risico op een sanctie. Voor u heeft dit doorgaans geen gevolgen voor de aftrek van btw of de fiscale aftrekbaarheid van de kosten.

Wel blijft het belangrijk dat u kunt aantonen dat de factuur betrekking heeft op een daadwerkelijke levering of dienst. Zorg daarom voor een goed onderbouwde administratie met bijvoorbeeld:

• overeenkomsten of contracten;
• offertes;
• e-mailcorrespondentie;
• andere bewijsstukken die de levering ondersteunen.

Ontvangt u een factuur die onvoldoende duidelijk is? Vraag dan altijd om een beter gespecificeerde factuur.

 

Welke boetes gelden bij niet-naleving?

Ondernemingen die technisch niet in staat zijn om Peppol-facturen te verzenden of ontvangen, kunnen een boete krijgen. Deze boetes lopen op bij herhaalde overtredingen:

Overtreding                            Boete

Eerste overtreding                  € 1.500

Tweede overtreding               € 3.000

Derde overtreding                  € 5.000

De Belgische btw-administratie heeft aangegeven in de eerste maanden van 2026 wel enige soepelheid te betrachten. Ondernemingen krijgen in principe de gelegenheid om zich alsnog klaar te maken, mits zij kunnen aantonen dat zij te goeder trouw hebben gehandeld en de overgang naar Peppol buiten hun schuld niet tijdig is gelukt.

 

Wat betekent dit voor u?

Doet u zaken in België? Dan is het verstandig om niet alleen uw eigen Peppol-aansluiting op orde te hebben, maar ook na te gaan of uw Belgische klanten en leveranciers klaar zijn voor de nieuwe verplichtingen.

Is dat nog niet het geval? Dan hoeft u zakelijke relaties niet direct stop te zetten, maar het is wel verstandig om afspraken goed vast te leggen en uw administratie zorgvuldig bij te houden. Zo beperkt u de risico's en voorkomt u discussies achteraf.

 

Meer weten?

Wilt u weten wat deze ontwikkeling betekent voor uw onderneming of heeft u andere vragen over ondernemen in België? Onze adviseurs helpen u graag bij uw grensoverschrijdende vraagstukken. Wij denken graag met u mee.