Zó krijgt u uw personeelszaken op orde
Iedere werkgever met personeel is verplicht een loonadministratie bij te houden. Maar het voeren van een goede salaris- en personeelsadministratie kost steeds meer tijd, onder andere door de complexe wet- en regelgeving. Vermetten | accountants en adviseurs geeft u enkele tips hoe u uw personeelszaken op orde krijgt én hier minder tijd mee kwijt bent!
Tip 1: Werk met personeelsdossiers
Het lijkt misschien een dooddoener, maar voor een overzichtelijke en gedegen personeelsadministratie werkt u met personeelsdossiers. In het personeelsdossier van een medewerker plaatst u bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, kopieën van de identiteitskaart, pensioeninformatie, beoordelingen en meer. Wanneer u al deze informatie vanaf dag 1 verzamelt, dan heeft een compleet dossier. Dit zal in de loop der tijd zeker van pas komen, bijvoorbeeld bij ontslag, ziekte of vragen over pensioen.
Tip 2: Hecht waarde aan privacy
Het personeelsdossier bevat veel persoonlijke informatie: informatie die alleen u en uw medewerker aangaat,. Zorg dan ook dat andere medewerkers deze informatie nooit kunnen bereiken. Berg de personeelsdossiers op in een afsluitbare ladekast. Werkt u digitaal, zorg dan dat de dossiers enkel toegankelijk zijn met een wachtwoord.
Tip 3: Vul het personeelsdossier regelmatig aan
Nieuwe contractafspraken, verhuizing, geboorte van een kind of een huwelijk: gedurende het jaar verandert er veel voor uw werknemers. Al deze nieuwe gegevens moeten in het personeelsdossier opgenomen worden. Zorg voor een up-to-date dossier en verwerk nieuwe ontwikkelingen zo snel mogelijk in uw administratie.
Tip 4: Schoon het dossier regelmatig op
U dienst het personeelsdossier niet alleen regelmatig aan te vullen: zorg ook dat u het dossier opschoont! Hiermee voorkomt u overvolle dossiers en krijgt u een beter overzicht. Sommige onderdelen van het dossier zijn gedateerd en zijn niet meer van toepassing. Let hierbij wel goed op welke zaken u weg kunt gooien: sommige zaken dienen bijvoorbeeld vijf jaar bewaard te worden, zoals gegevens van de Belastingdienst.
HR quickscan van Vermetten
Bent u benieuwd op welke punten u uw personeelsadministratie kunt verbeteren? Of wilt u uw personeelszaken uitbesteden, maar weet u nog niet welke partij u hiervoor in de arm neemt? Laat u voorlichten door Vermetten | accountants en adviseurs en kies voor onze vrijblijvende HR quickscan. Hiermee krijgt u in een oogwenk meer inzicht in uw personeelszaken. De HR quickscan vertelt u welke onderdelen van uw personeelsadministratie op orde zijn en welke zaken verbeterd kunnen worden. Interesse? Aarzel niet en neem contact met ons op. Wij lichten de mogelijkheden van de HR quickscan graag aan u toe!