Update: november 2023
In dit artikel leest u alles over de werkkostenregeling. Via de WKR kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben, bijvoorbeeld tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
In 2023 geldt nog de tijdelijke verruiming van de vrije ruimte van 3%. Deze zal met ingang van 2024 teruggebracht worden naar 1,92% Maar dus in 2023 nog gebruik van de ruimere mogelijkheden.
Nagenoeg alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoed is loon. Maar niet alle vergoedingen of verstrekkingen aan een werknemer worden belast. De WKR bepaalt dat een werkgever in 2024 maximaal 1,92% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. In 2023 bedroeg dit nog 3% over de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% daarboven. Over deze ‘vrije ruimte’ betaalt u dus geen loonbelasting. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u belasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dat lijkt veel, maar in sommige gevallen is het betalen van deze eindheffing voordeliger dan wanneer een bruto-uitkering zou worden gedaan. De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen vormen immers geen loon voor de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen en u hoeft hierover ook geen werkgeversheffing Zvw te betalen. Bij een directeur-grootaandeelhouder (DGA) zijn in de meeste situaties geen werknemersverzekeringen verschuldigd, maar ook voor deze groep is de eindheffing veelal voordeliger als het inkomen in het hoge IB-tarief valt.
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Een eventueel (onbenut) restant kan niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar. U kunt optimaal gebruik maken van uw vrije ruimte door slim te schuiven met de vergoedingen en verstrekkingen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstborrel buiten de deur vervangen door een nieuwjaarsborrel buiten de deur. Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als u ook in het nieuwe jaar niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.
Gaan alle vergoedingen ten kosten van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog vijf andere mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:
Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze onbelast vergoeden. Voorbeelden van intermediaire kosten zijn kosten auto van de zaak, zoals brandstof en parkeren, kantoorbenodigdheden en externe representatiekosten.
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen onbelast blijven. Deze gerichte vrijstellingen vallen buiten de vrije ruimte. Onder gerichte vrijstellingen vallen onder andere:
Voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek worden gezien als nihilwaardering. Hier hoeft geen belasting over betaald te worden en gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Wat wel van belang is, is dat dit alleen geldt als het om loon in natura gaat en niet om vergoedingen in geld. Onder nihilwaarderingen worden verstaan:
Alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, worden tot het eindheffingsloon gerekend. In tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, wordt over vergoedingen binnen het eindheffingsloon wel belasting betaald. Maar niet over het gehele bedrag. Als de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. De vrije bedraagt:
2023: 3% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% daarboven;
2024: 1,92% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18% daarboven
U kunt deze bedragen aan vrije ruimte dus besteden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
Als het bedrag aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, moet er over dat gedeelte belasting betaald worden. Dit is in de vorm van een eindheffing van 80%. Deze eindheffing mag niet op de werknemer verhaald worden.
Bent u als werkgever toch een eindheffing verschuldigd in verband met het overschrijden van de vrije ruimte van een kalenderjaar? Dan kunt u de eindheffing uiterlijk tegelijk aangeven met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.
Als u meerdere ondernemingen heeft die onder hetzelfde moederbedrijf vallen, is er een andere mogelijkheid. U mag namelijk een verzoek indienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen. In feite wordt dezelfde ruimte dus verdeeld en kunt u binnen de holding schuiven. Voor het jaar 2020 is het niet aan te raden om gebruik te maken van de concernregeling.
De WKR biedt veel vrijheden, u hoeft ook niet te toetsen of de werknemer de vergoeding zakelijk of privé gebruikt. Wel moeten de vergoedingen voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u ter beschikking stelt, wordt vergeleken met vergelijkbare situaties. De vergoeding of verstrekking mag namelijk niet meer dan 30% afwijken van de vergelijkbare situatie. Het bedrag dat boven de 30% uitkomt, wordt gezien als loon. Naast de 30%-regel, worden vergoedingen en verstrekkingen tot een maximum van €2.400,- als gebruikelijk gezien. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, ligt bij de Belastingdienst.
Onder de werkkostenregeling bent u niet verplicht om een geschenk in natura te geven. U mag ook een cadeaubon of een bedrag in een envelop geven. De enige voorwaarde waar u nog rekening mee hoeft te houden is de gebruikelijkheidstoets.
Kleine geschenken worden niet als loon aangemerkt en zijn dus belastingvrij, maar dan moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Geschenken voor niet werknemers, bijvoorbeeld de kinderen van werknemers, worden als loon aangemerkt. Deze kosten worden meestal aangewezen als eindheffingsbestanddeel en komen ten laste van de vrije ruimte.
De waarde van een kerstgeschenk voor werknemers is vaak hoger dan € 25,- en wordt dus aangewezen als eindheffingsloon wat ten laste komt van de vrije ruimte. Als werknemers ervoor kiezen om de waarde van hun kerstgeschenk te willen doneren aan een goed doel, is er geen sprake van loon. In dat geval is het verstandig uw werknemers vooraf te informeren over de mogelijkheden en daarbij één of enkele doelen te kiezen. Omdat u dan geen kerstgeschenk bestelt, maar een bedrag aan een goed doel schenkt, hoeft u geen loonheffing af te dragen of eindheffing toe te passen.
Als oud-werknemers een kerstgeschenk ontvangen, dan bent u verplicht om de waarde van hun kerstgeschenk aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en ten laste te brengen van de vrije ruimte.
Kerstpakketten voor uitzendkrachten, freelancers en relaties kunnen niet aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Deze personen zijn namelijk geen werknemers van u. Dit betekent dat de geschenken in beginsel inkomen zijn voor de ontvanger en de ontvanger hierover belasting is verschuldigd. U kunt dat voorkomen door de belastingheffing voor uw rekening te nemen. Deze belastingheffing bedraagt 45% als de waarde van het geschenk maximaal € 136,- is en 75% bij een hogere waarde.
Een geschenk tot maximaal een maandloon bij een 25- of 40-jarig jubileum is onbelast. De diensttijdvrijstelling geldt zowel voor een verstrekking in natura als voor een uitkering in geld die éénmaal is gedaan na het bereiken van een diensttijd van 25 of 40 jaar.
Verstrekkingen uit een personeelsvereniging zijn belastingvrij mits:
Voldoet u aan deze voorwaarden, dan kan de personeelsvereniging de werknemers bijvoorbeeld een verjaardags- of kerstgeschenk geven. Deze kosten komen dan niet (meer) ten laste van de WKR.
Bij het organiseren van een personeels-”feest”, zoals een bedrijfsfeest, kerstfeest, kerstontbijt of oudejaarsborrel zijn er twee mogelijkheden:
Als het feest in het bedrijfspand plaatsvindt en er is geen sprake van het verstrekken van een maaltijd dan wordt het feest niet aangemerkt als belast loon. Als het feest op een externe locatie wordt georganiseerd, is het niet vrijgesteld van belasting. Uitzondering hier op is wanneer er een feest georganiseerd wordt ter afsluiting van een opleidingsdag, cursus of bijeenkomst. Als het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter bijkomstig is, wordt het gezien als kosten ter verbetering van de kennis en vaardigheden van de werknemers. In dat geval valt de activiteit onder een ‘gerichte vrijstelling’.
Het is belangrijk dat uw WKR administratie op orde is. Enerzijds omdat het voor u als werkgever handig is te zien hoeveel vrije ruimte u nog kunt benutten. Anderzijds bestaat het risico dat een vergoeding of verstrekking alsnog wordt belast via de loonstrook van uw werknemer, zelfs als u nog vrije ruimte over heeft. Ook de Belastingdienst kan om inzage van de WKR administratie vragen. Tegenwoordig zijn er handige modules in de software voor uw boekhouding en salarisadministratie, zodat u geen aparte (excel-) WKR administratie hoeft te voeren.
Voor meer informatie over de WKR kunt u met ons contact opnemen. We helpen u graag verder!