Btw terugvragen bij onbetaalde facturen: doe het op tijd

Bijna elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een klant die niet betaalt.
De factuur is verstuurd, de btw is afgedragen … maar de betaling blijft uit. Gelukkig
biedt de fiscus in veel gevallen de mogelijkheid om de btw terug te vragen zodra een
vordering oninbaar blijkt. In dit artikel leggen wij uit hoe dit werkt, én wanneer u in
actie kunt komen.

De Belastingdienst beschouwt een factuur als oninbaar uiterlijk één jaar na de vervaldatum.
Is geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt automatisch een wettelijke termijn van dertig
dagen na ontvangst van de factuur door uw klant. Blijkt een vordering oninbaar, dan mag u
de eerder afgedragen btw via uw btw-aangifte terugvragen.

U moet zelf bewaken wanneer deze termijn verstrijkt. Wacht u te lang, dan kan het recht op
btw-teruggaaf vervallen.

Wanneer moet u nog meer actie ondernemen?

Staat nog niet definitief vast dat uw debiteur de factuur niet betaalt, maar is één jaar voorbij
na het verstrijken van de betaaltermijn van de factuur? Kom dan ook in actie. Dit is namelijk
de uiterste termijn waarop u de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via uw btw-aangifte.
Doet u dat op dat moment niet, dan kan de Belastingdienst uw latere verzoek om btw-
teruggaaf weigeren.

Is het al duidelijk dat betaling uitblijft? Dan mag u ook eerder terugvragen. Dit kan
bijvoorbeeld het geval zijn bij faillissement, langdurige wanbetaling of bij het uitblijven van
resultaat na meerdere incassopogingen.

Hoe vraagt u de btw terug?

Ondernemers die werken met het factuurstelsel mogen de btw terugvragen via hun
eerstvolgende btw-aangifte:

Verminder de omzet in rubriek 1a of 1b.
Trek de btw van de oninbare factuur af in dezelfde rubriek.

Een apart schriftelijk verzoek is alleen nodig in bijzondere situaties, zoals bij overdracht van
vorderingen of factoring.

Voorbeeld
U heeft op 1 februari 2025 een factuur gestuurd van € 12.100 (dit is inclusief 21% btw = €
2.100). De betalingstermijn is één maand. U draagt de btw af in de aangifte over Q1 2025.
Op 1 maart 2026 staat vast dat de klant niet zal betalen. In dat geval moet u in Q1 2026 de
omzet (€ 10.000) én de btw (€ 2.100) corrigeren in de aangifte.

Later toch betaling?

Ontvangt u (een deel van) de vordering alsnog? Dan moet u voor dat deel opnieuw btw afdragen in de aangifte over het tijdvak waarin de betaling binnenkomt.

Maakt u afspraken met uw debiteur waarbij u bijvoorbeeld de vordering die u heeft omzet in een lening aan de debiteur? Houd er dan rekening mee dat dit gezien kan worden als een betaling van de factuur door de debiteur. U kunt de btw dan niet terugvragen bij de Belastingdienst. Ook moet u al eerder teruggevraagde btw aan de Belastingdienst terugbetalen.