Vrije ruimte werkkostenregeling

BENUT OOK DIT JAAR UW MOGELIJKHEDEN BINNEN DE WERKKKOSTENREGELING

Beoordeel de beschikbare vrije ruimte

• De vrije ruimte bedraagt in 2022:
  • 1,7% van de fiscale loonsom tot € 400.000
  • 1,18% van de fiscale loonsom indien en voor zover deze meer bedraagt dan € 400.000
• Bekijk welke posten in de salarisadministratie en financiële administratie reeds ten laste zijn gekomen van de vrije ruimte. Houdt daarbij ook rekening met kosten die nog ten laste komen van de vrije ruimte, zoals een kerstpakket of kerstborrel.

Mocht er nog ruimte beschikbaar zijn, na het in mindering brengen van de vergoedingen en verstrekkingen, dan kunt u wellicht de vrije ruimte nog inzetten voor andere vergoedingen en verstrekkingen. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan zal er een eindheffing van 80% verschuldigd zijn over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Dit is een heffing die voor rekening van de werkgever komt.

Let op! Vrije ruimte die niet wordt besteed in 2022, kan niet meegenomen worden naar 2023.

Gebruikelijkheidscriterium

Het is niet alleen van belang na te gaan of er voldoende vrije ruimte beschikbaar is, voordat er vergoedingen en verstrekkingen worden toegerekend aan de vrije ruimte. Het is daarnaast ook van belang dat er voldaan wordt aan het gebruikelijkheidscriterium. Hiervoor kunnen de volgende twee vragen worden gesteld:

• Is het gebruikelijk dat een werkgever kiest om een bepaalde vergoeding of verstrekking toe te rekenen aan de vrije ruimte? En,
• Is het gebruikelijk dat de werkgever kiest zelf de belasting voor rekening te nemen over deze vergoeding of verstrekking?

Het toerekenen van een kerstpakket aan de vrije ruimte, zal zeker als gebruikelijk kwalificeren. Tot slot bestaat er nog de zogenoemde doelmatigheidsmarge. Indien de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte onder de € 2.400 per werknemer per jaar blijven, dan zal de belastingdienst dit beoordelen als gebruikelijk.

Het doen van aangifte

Indien de vrije ruimte niet wordt overschreden, dan zal er geen sprake zijn van eindheffing en hoeft dit niet in de aangifte loonheffingen verwerkt te worden.

Wordt de vrije ruimte wel overschreden dan dient de verschuldigde eindheffing uiterlijk in de aangifte loonheffingen van februari 2023 aangegeven te worden. Voor het verwerken van de eindheffing kunt u contact op nemen met uw loonadministrateur.

Bij vragen over de werkkostenregeling, uw beschikbare ruimte en eventuele mogelijkheden voor de besteding van de vrije ruimte, kunt u contact opnemen met ons via onderstaande formulier.