Qwoater: beveiligde online module voor personeelsdossiers
Carleen Haen is senior salarisadministrateur bij Vermetten Loonadvies in Made. Ze vertelt: “Mijn collega’s en ik verwerken de HR- en salarisadministratie voor onze klanten. Wanneer een klant medewerkers in dienst heeft, dan moeten hier dossiers van aangelegd worden – of je nu één medewerker of honderd medewerkers in dienst hebt. Veel werkgevers bewaren de personeelsdossiers in ordners of mappen op de computer. Dit is niet veilig en mogelijk ook niet AVG-proof. Wat als er brand uitbreekt of er op uw systemen wordt ingebroken en alle informatie op straat ligt? In personeelsdossiers staat privacygevoelige informatie, zoals BSN-nummers en geboortedatums. Deze gegevens wilt u goed beveiligen.”
Digitaal personeelsdossier Qwoater
Bij Vermetten Loonadvies werken we met Qwoater, een handige en beveiligde online module voor dossiervorming. Het is een digitaal personeelsdossier en het is volledig geïntegreerd in onze salarisapplicatie Loket.nl. Diverse klanten van Vermetten Loonadvies maken al gebruik van het digitale personeelsdossier van Qwoater – zowel grote ondernemingen als kleine mkb’ers. Qwoater is al interessant wanneer u één medewerker in dienst heeft. Het biedt tal van voordelen, want het biedt u als werkgever meer veiligheid, gebruiksgemak én inzicht.”
Overzichtelijke app en toekennen rechten
Qwoater is binnen Loket.nl altijd en overal te raadplegen. U kunt Loket.nl op uw smartphone, laptop, computer of tablet openen, zodat u altijd toegang heeft tot onder andere uw dossiers. Bent u onderweg of op vakantie? U kunt eenvoudig de personeelsdossiers raadplegen. De personeelsdossiers worden overzichtelijk weergegeven. U ziet heel eenvoudig of een dossier compleet is of niet. Is een dossier niet compleet, dan kunt u deze gemakkelijk aanvullen. Vervolgens kunt u het dossier delen met de personen die toegang tot het dossier mogen hebben. U kunt per onderdeel aangeven wie de gegevens mogen inzien, bijvoorbeeld u, de medewerker, de leidinggevende van de medewerker of de accountant of externe salarisadministrateur.
Voldoen aan de AVG
Gebruikt u Qwoater, dan voldoet u aan de geldende wet- en regelgeving rondom de verwerking van persoonsgegevens – de AVG. Bovendien voldoet u met Qwoater aan de wettelijk geldende bewaar- en vernietigingstermijnen. Bij wet bent u verplicht, na uitdiensttreding van uw medewerker, om bepaalde documenten na twee jaar te vernietigen. Bij gebruik van de module dossiervorming binnen Loket.nl, worden deze documenten automatisch verwijderd en vernietigd. Hier heeft u geen omkijken naar!
Digitaal ondertekenen en genereren templates
Daarnaast biedt Qwoater u nog meer voordelen. Zo kunt u gebruikmaken van de ondertekenfunctionaliteit. Heeft u een bepaald document dat u óf uw medewerker moet ondertekenen? In Qwoater kan dit digitaal. Daarnaast kunt u werken met een template voor het genereren van gepersonaliseerde documenten. Eenvoudig, efficiënt en tijdbesparend!
(Online) sessies met uitleg over Qwoater
De komende periode willen we meer bekendheid geven aan Qwoater, zodat nog meer klanten kennismaken met deze handige module. Later dit jaar organiseren we (online) sessies, waarbij we aan een kleine club ondernemers kunnen laten zien wat de mogelijkheden zijn. Tijdens deze sessies zullen we de functionaliteiten één voor één doornemen in de applicatie en kunnen we nog beter laten zien wat de module voor u kan betekenen.
Interesse in Qwoater?
Is uw interesse gewekt en wilt u gebruikmaken van het digitale personeelsdossier Qwoater? Het levert u tal van voordelen. Neem dan direct contact op met Vermetten Loonadvies via telefoonnummer 088-837 01 00 of lonen@vermetten.nl! Uiteraard kunt u ook altijd contact opnemen met uw accountmanager. Hij of zij kan u in contact brengen met de salarisadministrateurs van Vermetten Loonadvies. Zodra meer bekend is over de (online) sessies, dan brengen wij u hiervan uiteraard op de hoogte zodat u zich kunt aanmelden.
