Vakantieopbouw, verval en verzuim: hoe zit het precies?

Binnenkort gaan veel werknemers weer genieten van hun welverdiende vakantie. Een goed moment om stil te staan bij een aantal belangrijke aandachtspunten rondom vakantieopbouw, het vervallen van vakantiedagen en ziekte tijdens vakantie.

Opbouw vakantiedagen

Een verlofsaldo bestaat vaak uit wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren. Een medewerker bouwt jaarlijks minimaal vier keer de arbeidsduur per week op aan wettelijke vakantie-uren. Werkt iemand bijvoorbeeld 40 uur per week? Dan bouwt deze medewerker jaarlijks 160 wettelijke vakantie-uren op. Naast deze wettelijke opbouw kan er nog sprake zijn van extra uren, dit zijn bovenwettelijke uren.

Wettelijke vakantie-uren vervallen zes maanden nadat ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantie-uren vervallen pas vijf jaar na opbouw. Voor wettelijke vakantie-uren die in 2025 zijn opgebouwd, betekent dit dat deze op 1 juli 2026 vervallen.

Let op: wettelijke vakantiedagen vervallen niet automatisch. Als werkgever moet u medewerkers tijdig informeren over het vervallen van deze uren én hen een reële mogelijkheid bieden om de vakantie-uren op te nemen.

Neemt een medewerker de wettelijke vakantie-uren ondanks meerdere waarschuwingen niet tijdig op? Dan vervallen deze uren alsnog per 1 juli.

Tip: herinner uw medewerkers aan vakantieuren

Geef medewerkers minimaal twee keer per jaar een overzicht van de openstaande vakantie-uren die vóór 1 juli moeten worden opgenomen. Wijs hen daarbij duidelijk op de gevolgen van het niet opnemen van deze uren en leg dit schriftelijk vast. Zorg er daarnaast voor dat wettelijke en bovenwettelijke uren correct worden geregistreerd in de verlofadministratie.

Ziek tijdens de vakantie

Wordt een medewerker ziek tijdens de vakantie? Dan kunnen de niet-genoten vakantiedagen worden aangemerkt als ziektedagen. De medewerker kan deze vakantiedagen later alsnog opnemen. Belangrijk is wel dat de medewerker zich tijdig ziek meldt en handelt volgens het geldende verzuimprotocol.

Arbeidsongeschikt en toch op vakantie

Ook werknemers die volledig of gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn, hebben recht op vakantie. Tijdens arbeidsongeschiktheid loopt de opbouw van wettelijke vakantiedagen door.

Of ook de bovenwettelijke vakantiedagen blijven doorlopen, hangt af van de afspraken die hierover zijn gemaakt. Zijn hierover geen afspraken vastgelegd? Dan loopt ook de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen door tijdens arbeidsongeschiktheid.

Een arbeidsongeschikte werknemer mag in principe op vakantie, mits hiervoor toestemming is gevraagd aan de werkgever én overleg heeft plaatsgevonden met de bedrijfsarts. Vakantie mag het herstel of de re-integratie namelijk niet belemmeren.

Wanneer een arbeidsongeschikte werknemer vakantie opneemt, worden de vakantiedagen opgenomen op basis van de contracturen. Daarbij maakt het niet uit of iemand gedeeltelijk werkt, al dan niet arbeidstherapeutisch, of volledig arbeidsongeschikt is.

Wordt tijdens arbeidsongeschiktheid een lager salarispercentage uitbetaald? Houd er dan rekening mee dat opgenomen vakantiedagen wel tegen 100% van het salaris moeten worden uitbetaald. Vakantiedagen worden namelijk ook voor 100% opgebouwd.

Houd rekening met afwijkende regelingen

In dit artikel zijn de wettelijke bepalingen opgenomen. Controleer altijd of binnen uw organisatie een cao, bedrijfsreglement of arbeidsovereenkomst van toepassing is waarin afwijkende afspraken of aanvullende voorwaarden zijn opgenomen.